Politica privind protecția datelor cu caracter personal

NOTIFICARE privind prelucrarea datelor cu caracter personal

SC ECOLUX SRL (în continuare – „Operatorul”) informează persoanele vizate cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu negocierea, încheierea și executarea
raporturilor comerciale și contractuale, inclusiv vânzarea și furnizarea de echipamente,
proiectarea, livrarea, instalarea, montajul, punerea în funcțiune, service-ul, mentenanța și
garanția, precum și cu administrarea și apărarea drepturilor rezultate din aceste raporturi,
în conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.

1. Persoanele vizate

Prezenta Notificare se aplică, după caz:

• (a) clienților, beneficiarilor, furnizorilor, prestatorilor sau altor parteneri
  contractuali persoane fizice;
• (b) administratorilor, reprezentanților, salariaților și persoanelor de contact ale
  clienților, beneficiarilor, furnizorilor, prestatorilor sau altor parteneri persoane juridice;
• (c) persoanelor care solicită oferte, proiectare, livrare, instalare, service,
  mentenanță, garanție sau alte servicii ale Operatorului;
• (d) altor persoane fizice ale căror date sunt prelucrate în mod necesar și legitim în
  legătură cu raporturile comerciale sau contractuale ale Operatorului.

2. Categoriile de date cu caracter personal

Operatorul poate prelucra, în funcție de necesitate:

• (a) numele și prenumele;
• (b) IDNP-ul și, atunci când este necesar și permis de lege, datele strict necesare din
  actul de identitate;
• (c) domiciliul/adresa, telefonul și e-mailul;
• (d) funcția, calitatea, dreptul de reprezentare și semnătura;
• (e) date privind solicitările de ofertă, ofertele, contractele, comenzile, proiectele,
  livrările, instalările, lucrările, punerea în funcțiune, service-ul, garanțiile, facturile,
  plățile, soldurile, creanțele, notificările, somațiile, litigiile și executarea silită, în
  măsura în care acestea conțin date cu caracter personal.

3. Sursele datelor

• (a) direct de la persoana vizată;
• (b) de la client, beneficiar, furnizor, prestator, partener contractual, reprezentant
  sau persoana care transmite documentele necesare;
• (c) din documentele și evidențele generate în procesul de ofertare, negociere și
  executare a raporturilor comerciale sau contractuale;
• (d) din registre oficiale sau surse publice, atunci când consultarea este necesară și
  permisă de lege.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

• (a) ofertarea, negocierea, încheierea și executarea contractelor, inclusiv livrarea,
  instalarea, montajul, punerea în funcțiune, service-ul, mentenanța și garanția – executarea
  contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale solicitate de persoana vizată;
• (b) facturarea, evidența contabilă și fiscală, raportarea și arhivarea – îndeplinirea
  obligațiilor legale ale Operatorului;
• (c) administrarea relației comerciale, comunicarea cu reprezentanții și persoanele de
  contact, organizarea lucrărilor și serviciilor, conservarea probelor, prevenirea fraudelor,
  protejarea patrimoniului, recuperarea creanțelor, precum și constatarea, exercitarea sau
  apărarea unui drept – interesele legitime ale Operatorului;
• (d) alte operațiuni distincte – numai în baza unui temei juridic prevăzut de lege.

5. Interesele legitime urmărite

Interesele legitime urmărite sunt administrarea sigură și eficientă a raporturilor
comerciale, identificarea și comunicarea cu persoanele implicate, organizarea livrărilor,
lucrărilor și serviciilor, prevenirea fraudelor și a neexecutării obligațiilor, conservarea
probelor, protejarea patrimoniului, recuperarea creanțelor și apărarea drepturilor Operatorului.

6. Destinatarii sau categoriile de destinatari

Datele pot fi comunicate, în măsura necesară:

• (a) salariaților și colaboratorilor autorizați ai Operatorului;
• (b) prestatorilor de servicii contabile, bancare, de plăți, IT/cloud, e-mail, găzduire,
  poștale, curierat, transport, logistică, instalare, service și mentenanță, în măsura în care
  accesul la date este necesar pentru serviciile prestate;
• (c) avocaților, auditorilor, consultanților, societăților de recuperare a creanțelor,
  notarilor și executorilor judecătorești;
• (d) instanțelor judecătorești, autorităților publice și altor entități cărora divulgarea
  este impusă sau permisă de lege.

7. Transferuri către alte state sau organizații internaționale

Dacă prelucrarea implică un asemenea transfer, Operatorul va asigura condițiile și
garanțiile prevăzute de Legea nr. 195/2024 și va furniza persoanei vizate informațiile
aplicabile privind transferul și garanțiile utilizate.

8. Perioada de păstrare

Datele sunt păstrate pe durata ofertării, negocierii și executării raportului comercial
sau contractual și ulterior atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor
legale și pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor. Datele relevante pentru
un litigiu, o procedură de recuperare a creanțelor sau o procedură de executare pot fi
păstrate până la finalizarea acestora și a termenelor legale aferente.

9. Drepturile persoanei vizate

În condițiile legii, persoana vizată poate solicita:

• (a) accesul la date;
• (b) rectificarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• (c) ștergerea datelor;
• (d) restricționarea prelucrării;
• (e) portabilitatea datelor, atunci când sunt întrunite condițiile legale;
• (f) opoziția față de prelucrarea întemeiată pe interes legitim.

Cererile pot fi transmise la office@ecolux.md sau la sediul Operatorului.

10. Prelucrarea întemeiată pe consimțământ

Dacă o prelucrare distinctă se întemeiază pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice
moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii. Prelucrările
necesare contractului, obligațiilor legale sau intereselor legitime nu depind de un
consimțământ general.

11. Dreptul de a depune o plângere

Persoana vizată poate depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu
Caracter Personal dacă apreciază că prelucrarea datelor sale încalcă legislația aplicabilă.

12. Caracterul necesar al furnizării datelor

Furnizarea datelor necesare identificării, ofertării, încheierii și executării
contractului, livrării, instalării, service-ului, facturării, plăților și îndeplinirii
obligațiilor legale este, după caz, o cerință contractuală ori legală sau o condiție necesară
pentru încheierea ori executarea raportului. Nefurnizarea datelor strict necesare poate
împiedica ofertarea, încheierea sau executarea contractului ori exercitarea drepturilor aferente.

13. Procesul decizional automatizat

Operatorul nu adoptă, în cadrul raporturilor vizate de prezenta Notificare, decizii bazate
exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv prin crearea de profiluri, care să producă
efecte juridice asupra persoanei vizate sau să o afecteze în mod similar într-o măsură
semnificativă.